番茄工作法让你远离拖延和焦虑

2019/07/14 Blog

一、番茄工作规则

  1. 一个番茄时间共30分钟,包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。
  2. 一个番茄时间是不可分割的–时间的的最小单位是一个番茄时间。
  3. 每四个番茄时间后,停止你的工作,进行一次较长时间的休息,大约15到30分钟
  4. 完成一个任务,划掉一个

如果你觉得自己学习某种知识或是做某项工作不够专注时,就可以用番茄工作法,反之则不用 番茄工作法的工作和休息时间是可以随着你对它的理解程度随意改变的

二、番茄工作法的工具

  1. 番茄计时器(一个计时器就行)
  2. 一张工作计划表

三、番茄工作法的执行

1.P(计划):

每天的事项按优先级排序

为每项活动预估番茄钟(即时间),但不要超过每天的最大番茄钟数量,并为临时事留出空间

按照预估番茄钟数量,在今日待办表中对应任务的右侧画上相应数量的小方格

大的任务打散成小的番茄,几个很小的事情可以凑成一个番茄钟内完成

2.D(执行):

用笔标注当前任务后,专注完成它。

休息结束后检视任务优先级,决定继续相同任务,还是切换到更高优先级的任务

番茄钟内禁止切换任务,如果番茄钟内已完成工作,则进行过度学习(即复习、检查任务完成情况)

时间到点后,立刻停止工作。

就是在每个番茄的开始(或之前),先用一点时间想一下“这个番茄要达到的程度”

3.C(跟踪):

遇到内部中断,记(·);遇到外部中断,记(*)。

需立即执行的较长中断,直接分配临时番茄钟执行,当下番茄钟报废。

少打断的影响原则是——让打断变成任务。尽量减轻打断的紧急程度,划归专用番茄,短时间直接处理,时间长给出新番茄

记录打断,分析紧要性,安排专用番茄并拖延执行打断,咨询他人意见减轻外部打断后果:这些是“保护番茄钟”的好方法

4.A(记录):

适当回忆细节,尤其中断细节,计入改进空间

可考虑用更加直观的方式体现执行情况

四、中断的应对方法

即使一个番茄钟只有25分钟,但仍然会有各种各样的干扰事项来扰乱我们正在专注的工作。

番茄工作钟有两种中断的形式:

  • 一是内部中断

    例如在一个番茄钟内,我正在专心地处理工作,突然想起有一个紧急的客户电话要打或者突然想起有封电子邮件还没有回复。

    那么也不要停下手上正在专心处理的工作,你可以选择把它写在“今日待办”表格的右下角“打电话给××客户”,把这部分计划外的事项隔开,这种叫“计划外紧急”。“打电话给××客户”是计划外的事件,但又貌似很着急。

    当然,作为后续的反思,可以在当前进行的活动中画一个撇号(’),为了跟踪,一个撇号代表一次中断,当天活动结束后,可以根据中断的次数来做对策。

    总而言之,内部中断的对策:首先接受它,然后记录它,然后继续手上的工作,避免真的被打断。

  • 二是外部中断

    例如在一个番茄钟内,我正在专心地处理工作,突然同事过来要求你紧急帮忙处理一件事情。

    你可以先礼貌询问他是否可以稍后处理,如果可以你可以先记录下来。如果是今天要办的事情,如上所说,记录在“今日待办”表格中的“计划外紧急事情”,如果不是今天要办的事情,可以记录在“活动清单”表格上,用“U”表示,代表也是计划外事项,标上截止时间即可。

    为了后续的反思,也可以在当前进行的活动用一个减号(-)表示,代表外部中断。

    当然,如果是火烧眉毛的事情,上司或者几个人等着你处理一件事,那就只能暂停手上的工作先去处理了,但同时手上的番茄钟作废,处理完休息后再启动新的番茄钟。

    总而言之,外部中断的对策:先告知,后协商,再计划,最后回复。

有效的应变方式

“进度表格”:当发现一项活动重复出现在“今日待办”表格中,可以做一份“进度表格”,例如在今天处理了此事,第二天也处理了此事,在当天的方格中画一个圆圈,代表你这两天都在处理这件事,这件事完成的时候,在完成的那天画的圆圈里面再画个星星,代表已完成。

“思维导图日记”:每天的活动都要在结束一天的工作的时候做每日回顾。可以运用思维导图的方式,作者的方法是在纸面中央画一个简图代表今天的主题,用一些彩色的分支,小图标以及自由联想把想法或者和同事沟通的内容写下来,形成一张思维导图。

在一段时间或者一个月结束的时候,可以回头看看这些记录,从而发现哪些地方是可以改善的,哪些地方做的比较好,更好地为下一次的工作和主宰时间做好准备。

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